Organizácia dňa podľa metód najproduktívnejších ľudí

Mnohí z našich čitateľov sa snažia zostaviť si denný režim, ktorý im umožní zvládnuť nespočetné množstvo úloh. Takýmto ľuďom chceme pomôcť. Na tento účel vám poskytneme niekoľko jednoduchých a užitočných tipov, ktoré pripravili ľudia, ktorých možno považovať za géniov produktivity.

Systém Stephena Coveyho

Ak ste pravidelným čitateľom časopisu Time, určite poznáte Stephena Coveyho. Tento muž je odborník na manažment a kouč – jeho metódy sú populárne v mnohých krajinách. Ak sa v časopise Time hovorí o obchodnej literatúre, vždy sa spomína kniha tohto muža. Nazýva sa Sedem zručností vysoko efektívnych ľudí. Je to ten, ktorý vám povie, ako byť úspešný. Stručne povedané, vyžaduje si to, aby ste neboli leniví a neustále sa zlepšovali. A najprv je potrebné urobiť veci, ktoré je potrebné urobiť ako prvé. Približne takto sa vyjadril David Eisenhower, 34. prezident Spojených štátov. Rozdelil úlohy do štyroch skupín:

1. Naliehavé a dôležité – to sú veci, ktoré treba urobiť ako prvé;

2. Nenáročné, ale dôležité – takéto veci by sa mali robiť, keď nie sú žiadne naliehavé úlohy;

3. Naliehavé nedôležité – táto skupina obsahuje zostávajúce úlohy, ktoré je potrebné vyriešiť rýchlo, ale možno ich delegovať na niekoho iného;

4. Nevyhnutné a nedôležité veci – také, ktoré si môžete vyškrtnúť zo zoznamu alebo ich delegovať na tretiu stranu.

Stručne povedané, musíte si viesť zoznam úloh a určiť si ich priority. Môžete to urobiť buď v papierovom diári, alebo v mobilnej aplikácii. Ale o tom budeme hovoriť na konci tohto príbehu.

Ako hovorí Covey vo svojej knihe, úspešný človek rieši úlohy z prvej a tretej kategórie rýchlo – netrvá mu to dlho, pretože tento proces vykonáva v najproduktívnejšom čase dňa – ráno. Pokiaľ ide o štvrtú kategóriu, je lepšie obetovať. a 60-80 % svojej energie a času venuje veciam z druhej kategórie.

Systém Benjamina Franklina

Jeden zo zakladateľov Spojených štátov, Benjamin Franklin, tiež používal vlastnú metódu organizácie dňa. Teraz je na 100-dolárovej bankovke jeho portrét. čiastočne kvôli fráze „čas sú peniaze“, ktorá sa stala okrídlenou frázou. Bol to aj on, kto povedal, že nemá zmysel odkladať na zajtra to, čo sa dá urobiť dnes. Stručne povedané, chápete, že čas bol pre Benjamina Franklina veľmi dôležitý. Vypracoval dokonca systém úloh, ktorý potom používal po zvyšok života. Stala sa známou ako Franklinova pyramída. Alebo „Pyramída produktivity“.

V tejto metóde sa spomínajú aj všetky druhy cieľov. Čím väčší je cieľ, tým viac miesta zaberá na papieri. Výsledkom je, že všetko sa posúva od základov životných hodnôt k plánu na daný deň. Tu je úplný zoznam cieľov:

1. Plán na tento deň;

2. Krátkodobý plán;

3. Plánujte na rok alebo dokonca na niekoľko rokov;

4. Hlavný plán na dosiahnutie hlavného cieľa;

5. Globálny cieľ;

6. Základné hodnoty života.

Samozrejme, že by vás mal zaujímať základ tejto pyramídy. Čo mal Frankin na mysli pod pojmom hlavné hodnoty života? Mal na mysli 13 cností, ktoré by mali byť v živote každého človeka. Alebo sa o to aspoň usilujte. Sú to mlčanlivosť, miernosť, rozhodnosť, šetrnosť, láska k poriadku, pracovitosť, spravodlivosť, tichosť, krotkosť, cudnosť, úprimnosť, zdržanlivosť a čistota. A neznamená to, že by ste si tieto životné zásady mali zapísať do svojho denníka a potom na ne ani nepomyslieť! Benjamin Franklin navrhuje zamerať sa každý deň na určitú cnosť. A večer je čas osláviť neúspechy na ceste k dokonalosti. Mali by sme sa snažiť, aby sa v budúcnosti neopakovali.

Ďalším krokom na pyramíde je globálny cieľ. Tu je všetko dosť jednoduché. Ak sa napríklad učíte za železničiara, jedným z vašich globálnych cieľov bude stať sa úspešným rušňovodičom, ktorý bude poverený riadením osobných vlakov na danej trase. Uistite sa, že ste si jeden alebo viacero z týchto cieľov umiestnili na prvú stranu svojho denného plánovača alebo do aplikácie na plánovanie času, ktorú používate. Menšie úlohy, ktoré prispievajú k tomuto cieľu, budú závisieť od tohto cieľa.

Napokon, v horných častiach pyramídy sa nachádzajú plány, ktoré slúžia buď na dosiahnutie hlavného cieľa, alebo na riešenie úloh stanovených na niekoľko nasledujúcich rokov. Pyramídu dopĺňajú plány na týždeň a deň.

Ak chcete žiť podľa systému Benjamina Franklina, musíte tvrdo pracovať. Odporúčame vám, aby ste si všetky úlohy zapísali do zošita, ktorý môžete mať neustále po ruke. Okrem toho môžete zadávať svoje ciele do aplikácie kalendára. Alebo niektorý z tých, ktoré sú určené na pohodlnú správu času.

Systém Gleb Arkhangelsky

Kto je Gleb Archangelsky? Ide o zakladateľa spoločnosti s rovnakým názvom. Táto osoba vie tiež všetko o riadení času. Snaží sa jednoduchým a zrozumiteľným jazykom predstaviť princípy už existujúcich systémov a dokonca ich prispôsobiť našej realite. Napísal obchodné knihy „Time-Drive“, „Time Formula“ a niekoľko ďalších.

Najobľúbenejšia je prvá spomínaná kniha. Ukazuje, aké dôležité je plánovanie, motivácia a stanovenie cieľov. A tiež opisuje niekoľko dobrých trikov na boj proti prokrastinácii. Pozrime sa na niektoré z nich:

1. Metóda kotiev zahŕňa používanie hmatateľných kotiev, ktoré budú zodpovedať jednému alebo druhému emocionálnemu stavu. Sú nevyhnutné na to, aby ste sa pripravili na úspešnú úlohu. Ľudia najčastejšie používajú hudbu ako kotvu. Napríklad by ste mohli vykonať renováciu Evanescence. Musíte napísať slušné množstvo textu? Prehrávanie klasickej hudby alebo zvukov prírody. To vám postupne uľahčí akúkoľvek úlohu, pretože ste psychicky pripravení.

2. Žabia metóda sa používa pri nudných činnostiach, ktoré sa neustále odkladajú na ďalší deň. Ak už máte veľa týchto úloh, vytvára to zbytočný stres. Preto Gleb radí začať každé ráno tou najnudnejšou a najnezaujímavejšou úlohou. Keď to zvládnete, je to väčšia zábava. Keď to zvládnete, opäť sa zdvihnete na psychologickú vlnu.

3. Metóda slonieho steaku nám pripomína, že čím je úloha väčšia a ťažšia, tým menej sa vám do nej chce. Môže vás vystrašiť rozsah tejto úlohy. Niekedy neviete, kde začať. V skutočnosti je to však veľmi jednoduché. Rozdelenie úlohy na čiastkové úlohy. Budú oveľa menšie a kratšie. Úloha, ktorú máte pred sebou, vás okamžite prestane desiť.

Gleb Archangelsky pravidelne píše aj o odpočinku. Pripomína nám, že žiadna ľudská bytosť nemôže stráviť celý deň v určitej práci. Raz za čas si urobte prestávku. A musíte si vedieť oddýchnuť – tento proces môže byť aj produktívny. Ale to je už iný príbeh.

Systém Tima Ferrisa

Ak budeme pokračovať v rozprávaní o guru produktivity, Tim Ferris je jedným z najdôležitejších. Jeho knihy čítajú milióny ľudí, rovnaký počet ľudí navštevuje verejné vystúpenia. Jeho najpopulárnejšou knihou je „Pracovať 4 hodiny týždenne bez toho, aby ste museli trčať v kancelárii. Opisuje metódu riešenia problémov založenú len na dvoch veľrybách:

1. Musíte uplatniť Paretov zákon. Z toho vyplýva, že 20 % úsilia prináša takmer 80 % výsledkov. Zvyšok ich úsilia je zameraný na dosiahnutie iba 20 % ich výsledkov. Musíte sa teda zamerať na činnosť, ktorá je najdôležitejšia.

2. Je tiež potrebné riadiť sa Parkinsonovým zákonom. Hovorí, že práca by mala vyplniť všetok čas, ktorý je na ňu k dispozícii. To znamená, že tomu musíte venovať toľko času, koľko potrebujete.

3. Nikdy nepredlžujte pracovný deň! Nebojte sa, že úlohu nesplníte! Guru produktivity dokonca odporúča skrátiť čas, ktorý máte na prácu, aby ste sa od nej neodklonili na desiatky minút. pri tejto metóde je najlepšie zabudnúť na sekundárne úlohy a delegovať ich na iné osoby.

4. Fanúšikovia Ferrissovho prístupu najčastejšie pracujú podľa systému „1-3-5“. To znamená, že si na zoznam úloh na tento deň dáte jednu dôležitú vec, tri menej naliehavé a päť veľmi malých vecí. Táto metóda zabraňuje preťaženiu, čo je jej hlavnou výhodou.

Ferriss, podobne ako mnohí iní géniovia produktivity, neuznáva vykonávanie viacerých vecí naraz. Pripomína, že v tomto prípade dôjde k rozptýleniu pozornosti, čo predĺži čas potrebný na vykonanie práce. Preto odporúča rozdeliť úlohy podľa ich naliehavosti. Menšie úlohy robte popoludní, vtedy ich určite stihnete. Odporúča sa tiež vyhýbať sa plytvaniu časom na e-maily, instant messengery a sociálne médiá, ktoré vás zvyčajne nepriblížia k cieľu a vytvárajú falošný pocit zaneprázdnenosti.

Táto metóda neznamená používanie aplikácie so zoznamom úloh. Ďalší človek si robí plány skoro ráno a na ďalší deň radšej nemyslí. Ich najväčším nepriateľom je lenivosť. V prvých dňoch sa musíte prinútiť vytvoriť si plán. Na začiatku by ste mali mať aj druhú osobu, ktorá na vás bude dohliadať pri plnení všetkých úloh.

Systém Francesca Cirilla

Bol to Francesco Cirillo, kto vyvinul metódu riadenia času Pomodoro. Pri plnení úlohy mu pomáhal… Kuchynský časovač!

Ako mladý muž Francesco vždy meškal a nedokázal sa sústrediť na štúdium. Stále ho niečo rozptyľovalo. Jedného dňa si však uvedomil, že na to stačí obyčajný kuchynský časovač. Jeho telo bolo navrhnuté v tvare paradajky, podľa čoho metóda dostala svoje meno. Jeho podstata je jednoduchá. Na úlohu si musíte vyhradiť 25 minút. Potom nasleduje 5 minút odpočinku. Potom sa vráťte k práci na tých istých 25 minút. A takto by ste mali pokračovať, kým nesplníte všetky úlohy stanovené na daný deň.

Tieto 30-minútové úseky sa nazývajú „paradajkové gule“. Postupne začnete súťažiť sami so sebou v ich počte dosiahnutom za deň. Výsledkom je výrazné zvýšenie vašej produktivity. Len nestrácajte čas premýšľaním o tom, čo robiť! Je lepšie vytvoriť si zoznam úloh vopred. Toto je možné urobiť ráno alebo pred spaním. Pomôžu vám s tým nasledujúce aplikácie.

25-minútové a 5-minútové úseky môžete načasovať pomocou bežnej aplikácie Timer v akomkoľvek smartfóne. Odporúčame však nainštalovať samostatnú aplikáciu, ktorá tento proces výrazne urýchli. Okrem toho mnohé takéto programy automaticky počítajú aj počet dokončených „paradajok“!

V systéme Windows existuje niekoľko takýchto aplikácií. Odporúčame zvážiť spoločnosti TeamViz, Keep Focused a Tomighty.

Používatelia iPhonu a iPadu by mali zvážiť Flat Tomato a Tadam. Existujú aj samostatné verzie pre Mac OS X.

Pre smartfóny a tablety so systémom Android sú k dispozícii aplikácie Clockwork Tomato a ďalšie aplikácie tohto druhu.

Nájdete ho aj na stránke A

Vyjadriť takéto časovače ako samostatné zariadenia! Keď budete míňať peniaze, budete mať ešte väčšiu motiváciu uplatňovať túto stratégiu.

Používanie aplikácie alebo plánovača

Ak sa vám páči metóda, ktorú vymyslel 34. prezident Spojených štátov, odporúčame vám nainštalovať Eisenhower alebo MyEffect. Prvá je určená pre zariadenia so systémom iOS, druhá pre majiteľov smartfónov so systémom Android. Odporúčame vyhradiť si 40 % času na dôležité naliehavé úlohy a zvyšných 60 % na dôležité úlohy, ktoré nie sú naliehavé.

Vyššie uvedený Gleb Arkhangelsky odporúča používať služby so zoznamom úloh. V minulosti by sme odporúčali Evernote, ale teraz sa táto aplikácia ukáže ako príliš drahá, najmä ak ju chcete nastaviť na viacero úloh naraz. Najlepší spôsob, ako to urobiť, je pomocou aplikácie Notion. Vyžaduje si aj peňažnú investíciu, ale až po určitom čase – keď počet úloh prekročí určitú hranicu. Ide pravdepodobne o najfunkčnejší program svojho druhu, ktorý je k dispozícii aj na viacerých platformách. Má však veľkú nevýhodu, ktorou je rozhranie v anglickom jazyku.

Ak nepotrebujete množstvo funkcií, odporúčame vám niekoľko mobilných aplikácií. Prvým je Todoist. Tu je zoznam úloh, ktoré môžu byť tak či onak prioritné. Úloha môže byť nastavená na konkrétny deň alebo sa môže objaviť v určitom rozvrhu – napríklad raz za tri týždne. K dispozícii sú aj podrobné prehľady, ktoré ukazujú, aké veci robíte najčastejšie.

Našou druhou odporúčanou aplikáciou je Jiffy. Nie je to na účely plánovania, ale na sledovanie času stráveného na rôznych úlohách. Hneď ako niečo začnete, zaradíte to do zoznamu a stlačíte tlačidlo „Spustiť“. Keď skončíte, musíte stlačiť tlačidlo „Stop“. Potom si môžete zobraziť správu, ktorá vám povie, koľko času ste strávili v daný deň, týždeň, mesiac a dokonca aj rok. Takýto program je opäť užitočný na samokontrolu: ak ste raz spustili časovač, je nepravdepodobné, že by ste ho bezdôvodne prerušili. Mimochodom, aplikácia sa synchronizuje s cloudovým úložiskom. Takže keď si kúpite nový smartfón, máte istotu, že nestratíte všetky svoje štatistiky.

Môžete tiež použiť plánovač. Prečo nie?? Je vhodné vytvoriť si zoznam úloh, stačí vám na to biro. Ak však vaša práca zahŕňa cestovanie po meste, určite to nie je najlepšia voľba.

Záver

Ak sa budete riadiť našimi radami, budete výrazne produktívnejší. To znamená, že za deň urobíte viac vecí ako zvyčajne. Vaši priatelia a rodina z toho budú mať nepochybne veľkú radosť. Ale materiál, ktorý sme napísali, bude úplne zbytočný, ak ste leniví.

Podobné príspevky:

1. Kuchyňa Veľkosť 5 KV. m v Khrushcheve: Dizajn, dizajn a organizácia priestoru Malá kuchyňa nie je nezvyčajná, najmä v Khrushchev. Ako nájsť miesto pre všetko, čo potrebujete v kuchyni v 5 kV. M? Nápady a možnosti na pokládku malých kuchyne nájdete v našom...
2. Naučiť sa čítať ľudí a ich myšlienky Každý sa aspoň raz chcel na niekoho pozrieť a pochopiť, čo si naozaj myslí a čo cíti. Ak je telepatia niečo mimo fikcie, potom schopnosť analyzovať neverbálne signály je celkom reálna...
3. Červy u ľudí – príznaky a znaky, prevencia V súčasnosti sa na rôznych miestach nachádza obrovské množstvo rôznych inzerovaných liekov, ktoré okrem iného pomáhajú údajne pred parazitmi alebo napadnutím červami. V skutočnosti je drvivá väčšina týchto reklám falošná a...
4. 12 najlepších krémov na tvár pre ľudí nad 25 rokov Keď ste mladí, máte pocit, že nikdy nezostarnete. Po 25. roku života sa však začínajú prejavovať prvé zmeny: objavuje sa sieť jemných liniek a vrások, pleť už nie je taká pevná...